ISO 9001 és ISO 14001 tanúsítvány ISO/IEC 27001 tanúsítvány
A Társaság vezetősége a Társaság Ügyfelei, Partnerei és azok munkatársai, valamint az egyéb érdekeltek részére a Társaságot, vagy a nevében eljáró személyeket érintő, az etikai értékekkel és normákkal össze nem egyeztethető magatartással, visszaéléssel, korrupciós helyzetekkel vagy mindezek gyanújával kapcsolatos információk bejelentésére az alábbi levelezési címen biztosít lehetőséget.
A Társaság elkötelezett a tudomására jutott, fentiek szerinti bejelentések pártatlan és objektív kivizsgálása iránt, valamint a kivizsgálási folyamatban az általa megismert adatokat bizalmasan kezeli, és a számára ismertté vált (feltárt és beazonosított) adatokat és bizonyítékokat a kivizsgálást követően célhoz kötötten őrzi meg. Biztosítja a kivizsgálást végző és annak eredményeként döntést hozó személyek függetlenségét. Biztosítja továbbá a korrupciós bejelentések bizalmas kezelését, és megakadályozza, hogy a jóhiszemű bejelentőt hátrány érje a bejelentés miatt.
Tájékoztató a WSH Kft. által működtetett belső visszaélés-bejelentési rendszerről
A WSH Számítástechnikai Oktató és Szolgáltató Kft. (továbbiakban: Társaság) belső visszaélés-bejelentési rendszer működtet a 2019/1937 Európai Uniós irányelv és a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény előírásai alapján. A belső visszaélés-bejelentési rendszert és annak keretében végzett kivizsgálási, valamint megalapozottság/bizonyíthatóság esetén előírt szankcionálási folyamatot teljes terjedelmében a "Panaszkezelési és antikorrupciós kivizsgálási szabályzat" tartalmazza, amely külön kérésre a Társaság székhelyén korlátozás nélkül megtekinthető. Jelen dokumentum ezen szabályzat lényegi kivonata.
Hatály
A belső visszaélés-bejelentési rendszer hatálya kiterjed a Társaságnak bejelentett, a jogszabályokkal és az antikorrupciós előírásokkal, valamint a Társaság etikai értékeivel és normáival össze nem egyeztethető magatartásra, visszaélésre, azok megsértésével vagy annak gyanújával kapcsolatos bejelentésekre, a szervezeti integritást sértő eseményekre és a korrupciós kockázatokra vonatkozó visszajelzésekre (továbbiakban együtt: korrupciós bejelentések), azok formájától, tartalmától és módjától függetlenül.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer hatálya nem terjed ki azon bejelentésekre és eseményekre, amelyek jogszabályban kijelölt, nevesített hatóság hatáskörébe tartoznak, valamint jogszabályi felhatalmazás alapján jogi, hatósági vagy közigazgatási eljárásnak van helye. Ezekben az esetekben a Társaság a korrupciós bejelentés teljes tartalmát hivatalosan megküldi az illetékes hatóság részére.
A Társaság a kivizsgáláshoz szükséges mértékig biztosítja a korrupciós bejelentések bizalmas kezelését annak érdekében, hogy a bejelentő, illetve a korrupciós bejelentésben érintett személyek kilétét megvédje. A Társaság minden körülmények között biztosítja továbbá, hogy senkit se érjen hátrány, diszkrimináció vagy felelősségre vonás a fentiek szerinti bejelentése következtében, amennyiben azt jóhiszeműen tette, vagy ésszerűen feltételezett egy korrupciós eseményt (annak gyanúját). A rosszhiszeműen tett bejelentések további kezelése az ügyvezető kizárólagos hatásköre. A korrupciós bejelentések kivizsgálásával kapcsolatos folyamat során a bejelentő jogos érdeke nem sérülhet.
A korrupciós bejelentések kivizsgálását - amennyiben nem érintett abban - az antikorrupciós megfelelésért felelős funkciót betöltő munkatárs végzi a Társaság jogi képviselőjének szükség szerinti bevonásával.
Korrupciós események bejelentése, nyilvántartásba vétele
A korrupciós események bejelentését célszerűen a compliance@wsh.hu elektronikus levelezési címen kell megtenni. Amennyiben ettől eltérő módon érkezik a Társasághoz a korrupciós bejelentés, akkor az azt fogadó munkatárs továbbítja azt a compliance@wsh.hu elektronikus levelezési címre vagy a papíron (fizikai adathordozón) érkezett korrupciós bejelentéseket az antikorrupciós megfelelésért felelős funkciót betöltő munkatársnak.
A korrupciós bejelentések javasolt tartalmi elemei az alábbiak:
- ügyfél/külső szolgáltató/hatóság stb. és/vagy személyek megnevezése, aki érintettek a korrupciós eseményben,
- kereskedelmi/beszerzési ügylet, projekt és/vagy Társasági szolgáltatás azonosító adatai,
- korrupciós esemény/gyanú részletes leírása, időpontja (gyakorisága),
- esetleges bizonyítékok, csatolt dokumentumok,
- bejelentő neve (amennyiben nem kíván anonim maradni),
- bejelentő elérhetőségi adatai (amennyiben nem kíván anonim maradni).
A korrupciós bejelentések fentiekben meghatározott tartalmi elemei kizárólag javaslatok, amelyek a kivizsgálási folyamatot támogatják. A korrupciós bejelentések anonim módon is megtehetők.
A Társaság a beérkezett korrupciós bejelentéseket nyilvántartásba veszi és amennyiben nem anonim a korrupciós bejelentés és ismert a bejelentő elérhetősége, a Társaság maximum 7 napon belül írásban visszajelez a bejelentőnek a korrupciós bejelentés fogadásáról és nyilvántartásba vételéről (a nyilvántartási szám megadásával), valamint az érdemi kivizsgálási folyamat megkezdéséről.
Kivizsgálást végző személy megbízása
Az ügyvezető írásban megbízza a kivizsgálását végző személyt, aki alapesetben az antikorrupciós megfelelésért felelős funkciót betöltő munkatárs vagy ha ő (is) érintett, akkor az ügyvezető által esetileg kijelölt, független (nem érintett) másik munkatárs vagy a Társaság jogi képviselője.
Korrupciós bejelentések kivizsgálása
A korrupciós bejelentést és az abban rendelkezésére álló információkat az azt kivizsgáló személy (továbbiakban: kivizsgáló) áttekinti. Amennyiben nem anonim módon történt a bejelentés, akkor felveszi a kapcsolatot bejelentővel, szükség szerinti pontosítja/kiegészíti a korrupciós bejelentésben rögzített információkat, lehetőség szerint minél teljesebb képet alkotva a korrupciós eseményről vagy az etikai normákat, értékeket sértő magatartásról. A bejelentővel folytatott megbeszélést, egyeztetést jegyzőkönyvezi. Felhívja a bejelentő figyelmét arra, hogy kérheti az adatai zártan történő kezelését.
A tisztességes eljáráshoz való jog érvényesítése értelmében a kivizsgáló az érintettek mindegyikével egyeztet, pontosan feltárva az adott korrupciós eseménnyel kapcsolatos adatokat, információkat, tényállást, bizonyítékokat és az érintettek szerepét, aktivitását és közreműködését az adott korrupciós eseményben, valamint szabálysértő magatartásának szándékosságát (tudatosságát) és hátterét. A korrupciós eseményben érintett személy tájékoztatása csak abban az esetben késleltethető, ha az azonnali tájékoztatás megnehezítené vagy ellehetetlenítené a kivizsgálás végrehajtását. A bejelentő személyére vonatkozó információkat, amennyiben kérte azok zártan kezelését, nem lehet a korrupciós cselekményben érintett személy(ek) tudomására hozni. Az érintettekkel folytatott személyes megbeszélésekről jegyzőkönyv készül.
A kivizsgáló meghatározza a valós tényállást. Beazonosítja mindazokat a jogszabályi követelményeket és a Társasági szabályozási környezetben rögzített előírásokat, amelyek az adott korrupciós esemény megvalósításakor megsértésre kerültek. A kivizsgáló a folyamatban a bejelentő személyét bizalmasan kezeli, azt nyilvánosságra nem hozza.
A kivizsgáló a folyamat végén a megállapításait egy jelentésben foglalja össze az ügyvezető részére és javaslatot tesz a korrupciós esemény fennállását/folytatást megszüntető, valamint az ismételt előfordulást megakadályozó intézkedésekre. Amennyiben a kivizsgáló megítélése szerint már a kivizsgálási folyamat alatt is azonnali intézkedésre van szükség a folyamatban lévő korrupciós esemény megakadályozása vagy kiterjedtsége csökkentése érdekében, úgy arról az ügyvezetőt haladéktalanul tájékoztatja.
Kivizsgálási folyamat lezárása
Az ügyvezető feladata a kivizsgálási jelentés alapján a vonatkozó döntések meghozatala, azok végrehajtásának kezdeményezése és koordinálása, ellenőrzése. Bűncselekmény gyanúja esetén a Társaság a kivizsgálás teljes iratanyagát átadja a hatáskörrel rendelkező hatóságnak. Amennyiben a vizsgálat nem igazolja vissza a bejelentett korrupciós esemény tényleges megtörténtét és a korrupciós gyanú is megalapozatlannak minősül, akkor az ügyvezető intézkedési kötelezettség nélkül lezárja a vizsgálatot. A kivizsgálási folyamatot a bejelentéstől beérkezésétől számított 30 napon belül be kell fejezni, de az ügyvezető engedélyével indokolt esetben ez a határidő maximum 90 napra kiterjeszthető, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett.
A kivizsgálás eredményéről az - amennyiben nem anonim a korrupciós bejelentés és ismert a bejelentő elérhetősége - a Társaság a vizsgálat lezárásától számított 7 napon belül tájékoztatást ad a bejelentőnek.
Iratkezelési és adatkezelési szabályok
A korrupciós bejelentések iratanyagába és azok elektronikus állományaiba betekinteni az egyes antikorrupciós események kivizsgálásának folyamatában az ügyvezető, a kivizsgáló és saját nyilatkozataik tekintetében az érintettek, a lezárást követően pedig csak az ügyvezető és statisztikai elemzési céllal az antikorrupciós megfelelésért felelős funkciót betöltő munkatárs jogosult. A papír alapú iratokat a Társaság elzártan tartja.
A bejelentő és az érintettek személyes adatait a korrupciós esemény kivizsgálási folyamatában és az irat megőrzési időszakban is bizalmasan kezeli a Társaság és biztosítja a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályi előírások betartását. A Társaság a https://wsh.hu honlapon közzétette a korrupciós bejelentések kezelése és kivizsgálása során tudomására jutott személyes adatok kezelésére és az adatkezeléssel érintettek jogaira vonatkozó tájékoztatást. A kivizsgáló feladata, hogy az érintettekkel folytatott kommunikáció kezdetén megismertesse az előbbiek szerinti adatkezelési tájékozatót.
Amennyiben a bejelentő adatainak bizalmas/zárt kezelését kéri, úgy személyes adatait az antikorrupciós megfelelésért felelős funkciót betöltő munkatárs zárt borítékban helyezi el, így csatolja az adott korrupciós bejelentés iratanyagához és ezzel párhuzamosan anonimizálja a korrupciós bejelentést.
Amennyiben a kivizsgálás intézkedési kötelezettséggel (munkáltatói felelősségre vonás, büntető feljelentés stb.) zárul, akkor az adott korrupciós esemény kivizsgálása során a Társaság a birtokába jutott személyes adatokat megsemmisíti az adott korrupciós esemény kapcsán indított eljárások jogerős lezárását követő 30 napon belül. Amennyiben a vizsgálat nem igazolja vissza a bejelentett korrupciós esemény tényleges megtörténtét és a korrupciós gyanú is megalapozatlannak minősül, akkor a Társaság az adott korrupciós bejelentéssel kapcsolatban tudomására jutott személyes adatokat azonnal törli az iratanyagból.
A korrupciós bejelentésekkel, eseményekkel és azok kivizsgálásával kapcsolatos adatok és információk bizalmasan kezelendők, azokat a Társaságon belül sem lehet megosztani másokkal, azokat csak és kizárólag az adott korrupciós eseménnyel kapcsolatos ügyintézés, kivizsgálás és intézkedés céljára lehet felhasználni.