Számla jóváhagyás
Sok cég küzd azzal a problémával, hogy az eltárolt dokumentumaikat nem tudják különböző metaadatokkal ellátni. Például egy számlákat tartalmazó hálózati könyvtárban, Sharepoint tárhelyen vagy Google Driveban olyan megoldásokat alkalmazhatunk, hogy a fájl nevébe beleírjuk a határidőt és azt, hogy még jóváhagyásra vár, esetleg havonta alkönyvtárakba mozgatjuk. Lássuk be, nem a legjobb megoldás.
A WSH által fejlesztett dokumentumkezelő rendszerben a dokumentumainkat elláthatjuk rengeteg metaadattal, mint például határidő (dátum), jóváhagyó (személy) és jóváhagyás (logikai érték). Ezek az adatok a dokumentumok listázásakor egy külön oszlopként jelennek meg, szűrhetünk ezek alapján is, illetve beállíthatjuk, hogy ezeket a metaadatokat ki láthatja és adott esetben ki szerkesztheti. Létrehozhatunk bármilyen metaadatot, szinte bármilyen adattípusra.
Lehetőségünk van beállítani, hogy a feltöltött pdf fájlok automatikusan essenek át karakterfelismerésen (OCR) és így akár számlák szövegeiben lévő 1-1 szóra is kereshetünk a keresővel.
A számlajóváhagyás folyamatát nagyon egyszerűen a saját cégünk folyamataihoz igazíthatjuk, külön rendszerek felhasználása nélkül!
Mit tehetünk meg tehát például számlákkal?
- Email üzenetekből automatikusan betölthetjük őket
- Beállíthatjuk, hogy ki láthassa őket
- Határidőt, jóváhagyót és bármilyen egyéb metaadatot rögzíthetünk hozzá
- A metaadatok elérését is korlátozhatjuk felhasználókra, felhasználó csoportokra
- Karakterfelismerést állíthatunk be rájuk automatikusan
- Tömegesen le és feltölthetjük a számlákat
- Kereshetünk, szűrhetünk határidő, jóváhagyó alapján vagy a számla szövegében terméknévre, cégnévre
A Számlanyilvántartó rendszer kapcsán érdeklődjön: fejlesztes@wsh.hu
